广东轻工职业技术学院学生工作部档案管理办法
一、总则
第一条 为加强学生工作部档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等，结合学生工作部工作实际，制订本办法。
第二条 学生工作部部门档案，是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料，归档范围包括：学生社区党支部管理材料；疫情防控方案、宣传、管理台账；奖助贷使用情况；勤工俭学相关制度及管理材料；少数民族学生相关管理材料；国际留学生相关管理材料；学生心理健康工作相关管理材料；学生思想政治教育情况；学生意外情况留档；招生情况。
二、档案管理人员职责
第三条 档案管理由本部门指定岗位负责，档案员应当遵纪守法，忠于职守，努力维护部门档案的完整和安全。
第四条 负责做好文件材料的收集，整理，分类，归档等工作。
第五条 负责档案资料的借调、查阅工作；
第六条 负责检查入库或到期归还档案资料的完整性，发现问题及时报告处理；
第七条 工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、归档范围
第八条 部门档案归档范围
（一）学生社区党支部管理材料：
党员名单、管理制度、宣传工作。
（二） 疫情防控方案、宣传、管理台账：
防控知识宣传教育情况、学生疫情防控方案、“五本台账”（处在中高风险地区、有中高风险地区所在地市旅居史、省外陆地边境口岸城市旅居史、重点关注地区旅居史、传染病急性期学生）、晨午晚体温检测、晚归不归跟进、健康报备、因发热、黄（红）码等原因需进行健康管理的学生台账、暂缓返校学生动态跟踪、离开校区所在市学生台账及返校后学生核酸结果、师生接种疫苗的台账、疫情防控教育、主题班会的有关记录、六-九本台账(师生员工旅居史排查台账、落实来（返）穗佛人员报备社区及健康管理措施、师生员工健康监测（填报平台导出，部门留存）、师生员工核酸抽测台账（包括全员核酸检测））。
（三） 奖助贷使用情况：
向教育厅提交的学生奖助贷的计提使用情况报告，学生贷款、捐助贫困生、追缴学费、贷款等资料。
（四） 勤工俭学相关制度及管理材料；
学生勤工俭学的计划、安排、总结及相关材料。
（五） 少数民族学生相关管理材料；
（六） 国际留学生相关管理材料；
（七） 学生心理健康工作相关管理材料；
（八） 学生思想政治教育情况；
有关学生思想政治工作的计划、报告、总结；有关学生思想政治工作的决定、通知、条例；学生思想政治工作典型调查材料和统计；关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件；各二级学院学生思想政治工作人员名单（含辅导员、班主任等）。
（九） 学生意外情况留档；
（十一） 招生、就业情况：
招生情况、招生的监察工作材料、全校各专业就业率、专业对口率，对母校满意度。
（十二）会议纪要
四、归档要求
第九条 归档的文件材料应齐全完整，内容真实可靠，手续完备，需签字盖章的必须签字盖章。
第十条 归档的文件材料种数，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十一条 归档案卷外观要整齐，尺寸大的要通过裁剪、折叠整齐，尺寸小的要粘贴在正规文件用纸上保证与整卷大小一致，有破损的应予修裱。
第十二条 归档时，每个案卷前应有案卷封面、卷内文件目录。
第十三条 分类建立电子档案目录，便于查阅。
五、档案的借阅
第十四条 部门档案只有学校内部人员可以借阅。
第十五条 建立档案出入台账，建立借，查，阅登记簿；档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案员要定期催换，发现损坏，丢失或逾期未还，应写出书面报告，报部长处理。
第十六条 借阅人必须严格保密，不准泄露档案材料内容。如发现遗失档案员必须及时汇报，追究其责任。
第十七条 借阅人不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经部长批准才能摘抄或复制。
第十八条 借阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字，划线或作记号等。
第十九条 借阅人借阅档案期间不准转借，必须专人专用。
第二十条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须告知档案员另行办理续借手续。
六、附则
第二十一条 本办法自公布之日起开始执行。
学生工作部
2022年9月15日
